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Datenschutz im verein

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) 
Aktuelle Entwicklungen im Datenschutz
Stand: 01.10.2018

Seit dem 25.Mai 2018 greift die EU-Datenschutz-Grundverordnung und ist damit auch für Verbände und Vereine als unmittelbares nationales Recht verbindlich. Nach der anfänglich äußerst engen Interpretation des Gesetzestextes, die gerade für Vereine und deren ehrenamtliche Führung zur besonderen Herausforderung geworden ist, haben sich in der rechtlichen Auslegung der DS-GVO nunmehr einige wesentliche Änderungen ergeben. Diese bewirken deutliche Erleichterungen in der praktischen Anwendung und Umsetzung des Datenschutzes:

Soweit es die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten betrifft, gilt zwar weiterhin die gesetzliche Vorgabe, dass ein solcher dann berufen werden muss, wenn mindestens 10 Personen in der Regel ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Zu diesem Personenkreis zählen jedoch, unabhängig wie oft oder intensiv eine Datenverarbeitung vorgenommen wird, nur noch die Personen, die überwiegend, also zu mehr als der Hälfte ihrer Zeit, die sie für den Verein insgesamt aufwenden, mit der automatischen Datenverarbeitung befasst sind. Dies wird in der Praxis regelmäßig dazu führen können, dass im Verein ein Datenschutzbeauftragter nicht bestellt werden muss.

Eine weitere Erleichterung zeigt sich bei der Anfertigung und Veröffentlichung von Bildern und sonstigen Aufnahmen, die im Zusammenhang mit Vereinsveranstaltungen wie Mitgliederversammlungen, Ehrungen, Sportereignissen, Siegerehrungen, Musikaufnahmen, Umzügen, Schulungen oder Vereinsjubiläen stehen. Für die Aufnahme, Veröffentlichung und sonstige Verarbeitung von Bildern, auch als Einzelbild, finden die Bestimmungen der DS-GVO Anwendung. Danach ist die Verarbeitung auch von Bildern rechtlich zulässig, wenn sie zur Begründung und Umsetzung des Mitgliedschaftsverhältnisses dient oder aber durch die Interessen des Vereins gerechtfertigt ist, solange diesen Interessen gegenüber nicht die Interessen oder Grundrechte der Betroffenen überwiegen; Letzteres wird bei der Teilnahme an Vereinsveranstaltungen, sei es als Mitglied, Zuschauer oder Gast, regelmäßig nicht der Fall sein. Auf eine gesonderte Einwilligung ist daher nur noch abzustellen, wenn diese beiden gesetzlichen Rechtsgrundlagen nicht greifen sollten. Bedarf es insoweit überhaupt noch einer Einwilligung, muss diese dann nicht zwingend schriftlich eingeholt werden, ausreichend kann dafür auch eine mündliche Erklärung oder sogar ein schlüssiges Verhalten des Betroffenen sein. Weiterhin dem besonderen Schutz unterliegt jedoch die Verarbeitung von Aufnahmen, auf denen Kinder bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres abgebildet sind. Soweit es bei der Bilderverarbeitung die nach der DS-GVO erforderliche Informations- und Auskunftspflicht angeht, kann dieser durch ausdrückliche Hinweise beispielsweise auf der Einladung oder durch mündliche Information zu Beginn einer Veranstaltung nachgekommen werden.

Schließlich haben sich auch in der Auslegung der sog. Auftragsverarbeitung Eingrenzungen ergeben, die in der Praxis dazu führen, dass in vereinstypischen Bereichen wie bei der Weitergabe von Daten beispielsweise an externe Trainer, Lehrer oder Tagungshotels eine gesonderte schriftliche Vereinbarung zur rechtmäßigen Datenverarbeitung nicht mehr erforderlich ist.

Diese aktuellen Entwicklungen werden durch die Rechtsauffassung des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht getragen und gelangen in der Praxis für Bayern auch so zur Umsetzung. Dies schließt zwar nicht aus, dass sich durch die Rechtsprechung künftig anderweitige Auslegungen ergeben werden, dient derzeit aber zu einer deutlichen Erleichterung bei der Umsetzung des Datenschutzes in den Verbänden und Vereinen.

Zusätzliche Erläuterungen zu den vorstehenden Änderungen einschließlich praktischer Beispiele, aber auch Informationen über weitere Bereiche des Datenschutzes finden Sie in der aktuellen Fassung der bislang schon veröffentlichten "Hinweise zur Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) von Rechtsanwalt Richard Didyk". Außerdem sollten Sie auch auf die aktuellen Hilfestellungen des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht unter www.lda.bayern.de zurückgreifen.

Im September 2018

Richard Didyk, Rechtsanwalt

Datenschutz aktuell

Aktuelles vom runden Tisch in der Staatskanzlei


BayLDA richtet Hotline für Vereine und ehrenamtlich Tätige ein
Stand: 10.07.2018

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat am Montag, dem 9. Juli 2018 um 12:00 Uhr eine Hotline für Vereine und ehrenamtlich Tätige aus Bayern für Fragen des Datenschutzes eingerichtet.

Im ehrenamtlichen Bereich herrscht immer noch Verunsicherung darüber, welche Anforderungen das neue europäische Datenschutzrecht (Datenschutz-Grundverordnung - DS-GVO -), das ab dem 25. Mai 2018 anwendbar ist, an Vereine und ehrenamtlich Tätige wirklich stellt. Diese Verunsicherung hat dazu geführt, dass die Beratungsanfragen von Vereinen und Unternehmen beim BayLDA deutlich zugenommen haben.

Um den Vereinen und ehrenamtlich Tätigen in Bayern eine schnelle und unkomplizierte Hilfestellung bei der Anwendung des neuen Datenschutzrechts zu geben, richtet das BayLDA ab Montag, dem 9. Juli 2018 um 12:00 Uhr, folgende Telefonhotline ein:

Hotline für Vereine und ehrenamtlich Tätige in Bayern
Servicezeit von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 19:00 Uhr
Telefonnummer: 0981-531810

Ziel der Hotline ist es, den Vereinen und ehrenamtlich Tätigen in Bayern Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen, die ihnen (Standard-)Fragen beantworten. Das BayLDA beabsichtigt, zweimal in der Woche die 10 meistgestellten Fragen und Antworten auf der Homepage (www.lda.bayern.de) zu veröffentlichen. Zusätzlich bietet das Landesamt einen Anlaufpunkt über E-Mail an: unter der Adresse vereine@lda.bayern.de gibt es Auskünfte zu schwierigeren Einzelfällen.

Thomas Kranig
Präsident
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, 91522 Ansbach

 

Artikel zur DSGVO von Andreas Horber, Referat Laienmusik im BMR eV

 

 

Datenschutz im Verein - Historie & Unterlagen

Der Begriff „Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)“ verunsichert seit einigen Wochen auch die Vereine des Laienmusizierens. Von der Umsetzung der EU-Datenschutzgrund-verordnung sind auch die Chorvereine betroffen. Information hilft, um rechtssicher handeln zu können.

Die beiden Informationsveranstaltungen des Chorverbands Bayerisch-Schwaben e.V. mit dem Referenten Andreas Horber waren sehr gut besucht. Einen Bericht zu den beiden Veranstaltungen finden Sie hier.

 

Zusammenfassung mit Musterbeispielen

Rechtsanwalt Richard Didyk hat im Auftrag des Bayerischen Musikrats e.V. eine Zusammenfassung mit Tipps für die Vereinspraxis und zahlreichen Musterbeispielen zur neuen EU-Datenschutzgrundverordnung für Vereine erarbeitet, die Sie hier einzeln herunterladen können:

Hinweise zur DSGVO (aktualisierter Stand: 01.10.2018)
Datenschutz aktuell - Zusammenfassung (Stand: 01.10.2018)
Landesamt für Datenschutzaufsicht - Muster für Vereine
Muster 1 - Datenschutz Richtlinie (geändert 09.07.18)
Muster 2 - Bestellung Datenschutzbeauftragten
Muster 3 - Datenschutzverpflichtung Ehrenamt
Muster 4 - Datenschutzverpflichtung Hauptamt
Muster 5 - Einwilligung Fotos
Muster 6 - Einwilligung Minderjährige Fotos
Muster 7 - Auftragsverarbeitung
Muster 8 - Verarbeitungsverzeichnis (geändert 09.07.18)
Muster 8a - Verarbeitungsverzeichnis Blanko
Muster 9 - Klausel Aufnahmenformular
Muster 10 - Datenschutzerklärung Mitglieder (geändert 09.07.18)
Muster 11 - Klausel Arbeitsvertrag
Muster 12 - Datenschutzerklärung Beschäftigte
Muster 13 - Widerspruchsrecht

Bericht aus der Allgäuer Zeitung vom 11.06.2018


Chorverband Bayerisch-Schwaben e.V.
Kaufbeurener Str. 1; 87616 Marktoberdorf
Tel: 08342 / 919 2116; Fax: 08342 / 919 2117
email: info@chorverband-cbs.de

 

Darüber hinaus hat der Bayerische Musikrat dem Landesamt eine Frage zur Fotonutzung gestellt.
Die Antwort (inkl. der Fragestellung) wollen wir Ihnen ebenfalls zur Kenntnis überlassen:

„Wir richten als Bayerischer Musikrat e.V. zahlreiche Wettbewerbe und Veranstaltungen aus, an denen Chöre und Orchester (auch Jugendchöre und Jugendorchester) teilnehmen. Von den Veranstaltungen werden Fotos und zum Teil auch Videoaufnahmen für die Presseberichterstattung, die Berichterstattung auf unserer Homepage und für Drucksachen für künftige Veranstaltungen gemacht. Benötigen wir hierfür eine Bestätigung für die Fotonutzung vom teilnehmenden Verein oder gar von jedem einzelnen teilnehmenden Mitglied? Oder ist ein Hinweis über die Fotonutzung in der Wettbewerbsausschreibung ausreichend?

Antwort:
Unter welchen Voraussetzungen dürfen künftig Bilder neu in unsere Vereinszeitung bzw. auf unsere Webseite eingestellt werden?

Bilder, die im Zusammenhang mit Vereinsaktivitäten entstehen und das Vereinsleben dokumentieren, dürfen in aller Regel auf der Basis der Interessenabwägung in der Vereinszeitung oder auf der Vereinshomepage veröffentlicht werden, um über Aktivitäten zu berichten und über den Verein zu informieren.
In der Regel ergeben sich daraus auch keine Beeinträchtigungen für den Betroffenen.

Voraussetzung ist aber auch hier, dass im Vorfeld eine ausreichende Information erfolgt ist, die, sofern nur Vereinsmitglieder betroffen sind, durch Satzung, Datenschutzordnung des Vereins, Information in der Mitgliederversammlung o.ä. erfolgt sein kann. Sofern es sich um eine öffentliche Veranstaltung mit Gästen handelt, muss in der Einladung oder durch entsprechende Aushänge insbesondere darüber informiert werden, dass Bilder gemacht werden, wer Ansprechpartner ist und wo sie veröffentlicht werden sollen.

Sofern aber nur eine einzelne Person aufgenommen und Bilder von ihr veröffentlicht werden soll, ist dafür eine Einwilligung erforderlich.

Also Information bei Ausschreibung des Wettbewerbs, dass Bilder gemacht werden und wo sie veröffentlicht werden sollen. Notwendig wäre noch die zusätzliche Information, dass die betroffene Person (d.h. die, die fotografiert werden soll) dagegen „aus Gründen, die sich aus ihrer besonderern Situation ergeben“ Widerspruch erheben kann. Dann sollte es funktionieren.

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